Rozliczanie akcji szkoleniowych Wojewódzkiej kadry Młodzików

Z powodu zmiany w dotychczasowym sposobie rozliczania akcji szkoleniowych Wojewódzkiej Kadry Młodzików w szachach w Wielkopolskim Stowarzyszeniu Sportowym, Wielkopolski Związek Szachowy został również zobligowany do wprowadzenia w/w zmian.

Dotychczas każdy z zawodników (delegujących klubów) opłacał swój pobyt (koszty zakwaterowania i wyżywienia) u organizatora danej imprezy szachowej. Następnie trener koordynator Wojewódzkiej Kadry Młodzików pobierał jeden zbiorczy rachunek na określoną kwotę (zgodnie z Zasadami Organizacji Wojewódzkiej Kadry Młodzików) za wszystkich zawodników kadry, którzy brali udział w danej imprezie. Rachunek ten był wystawiany na Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe. Rachunki na pozostałą kwotę były wystawiane imiennie na zawodników lub delegujące je kluby, instytucje etc. Do tej pory przy rozliczeniu akcji szkoleniowej wystarczyło przedstawić tylko oryginał rachunku pobranego na Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe oraz kserokopię pozostałych rachunków (imiennych, klubowych itp.). Po zmianach, jakie ostatnio nastąpiły, obecnie oprócz oryginału rachunku zbiorczego należy także przedstawić oryginały częściowych rachunków odpowiednio opisanych i podbitych pieczątką finansową (dotyczy rachunków klubowych, wystawionych na poszczególne instytucje) oraz oryginały rachunków imiennych. Problem polega na tym, że trener koordynator ma tylko 10 dni, (ale nie 10 dni roboczych) na rozliczenie akcji. Praktycznie nie jest w stanie, w tym terminie rozesłać rachunków cząstkowych do klubów i otrzymać je z powrotem odpowiednio opisane i rozliczone. Brak choćby jednego takiego rachunku, powoduje w konsekwencji nie rozliczenie całej akcji. Co oznacza brak zwrotu poniesionych kosztów?

Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe proponuje, dlatego następujące rozwiązanie.

Zawodnicy, kluby, poszczególne instytucje najpóźniej na 5 dni przed planowaną akcją wpłacają całość kwoty na konto swojego Związku, czyli Wielkopolskiego Związku Szachowego. Następnie trener koordynator pobiera całość kwoty za wszystkich członków kadry biorących udział w danej akcji i opłaca pobyt u organizatora zawodów. W dalszej kolejności pobiera jeden zbiorczy rachunek na Wielkopolskie Stowarzyszenie Sportowe i drugi zbiorczy rachunek na Związek. Następnie opisuje te dwa rachunki i przedstawia w Wielkopolskim Stowarzyszeniu Sportowym. Wielkopolski Związek Szachowy za to wystawia rachunki dla poszczególnych osób, klubów, instytucji na kwotę, pomniejszoną o zwrot kwoty, którą otrzymają zawodnicy w ramach kadry.

Z poważaniem:

Wiceprezes ds., Młodzieży i Szkolenia WZSzach

Magdalena Łysiak-Półtorak